ビジネスで使う電話応対難しい…
カジュアルな言い回しとは違うよね…
最低限のフレーズを暗記すれば、何とかなるかな～
ビジネス 電話応対
ビジネスシーンで電話応対するときは、最初の定型文を覚えてしまえば電話に出る時に自信が持てます。
電話に出る時と電話を掛ける時の例文を説明付きで紹介します。
電話に答える
Good morning / Good afternoon / Good evening.
ABCD company, how can I help you?
第一声は「hello」の代わりに「Good morning」「Good afternoon」「Good evening」を使うことが好ましいです。
そして社名・店名を言い「how can I help you?」や「○○(自分の名前) speaking.」と続きます。
ここでのhow can I help you?の直訳は‘どのようにあなたのお手伝いができるでしょうか？’と訳せるので「どのようなご用件でしょうか？」という意味になります。
お客様やクライエント様がどなたかわからない時
Who’s calling, please?
「どちら様でしょうか？」
と聞きましょう。
お客様が話したい相手が席を外している、会議中で出られない時
I’m sorry, she’s out at the moment.
I’m sorry, she isn’t in at the moment.
Unfortunately she‘s busy at the moment.
Could you wait one moment, please…… I’m afraid she isn’t available right now.
「○○は只今席を外しております」
と同じ意味合いのフレーズを使いましょう。
先方には
Would you like to leave a message?
「ご用件を承ります」
と聞きます。
そして用件を聞いた後は
Could I have your phone number, please?
「電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか？」
と連絡先を聞いておきます。
もし会議や外出で折り返し電話連絡可能な時間がわかっている場合は
Would it be alright for her to call you back in about 1 hour?
「約1時間後に折り返し連絡する形でもよろしいでしょうか？」
と伝えてあげると、先方も助かりますね。
伝言を受け取った後
I’ll pass the message to her. Is there anything else I can do for you?
「伝言承りました。他に何かご用件はございますか？」と確認するのも重要となります。
最後は
Thank you for calling. Have a nice day.
「お電話ありがとうございました。失礼いたします（良い一日を）」
と言ってから電話を切りましょう。
英語ではHave a nice dayのような挨拶を最後にしますが、日本語では少しおかしな感じになるので「失礼致します」のような挨拶の代わりになると覚えておくといいでしょう。
先方が話したい人が対応できる状況の場合
Hold on a second, please. I’ll get her for you.
「少々お待ちください。只今○○に変わります。」
または
Please wait a second.
だけでも大丈夫です。
本人の場合
Yes, speaking.
「はい、私です。」
短いですが、これだけで大丈夫です。
電話を受信したが電話越しのトラブルで聞こえづらい時
I’m sorry, could you repeat that?
「すみませんがもう一度お願いします。」
Could you say that again, please?
「もう一度お話しいただけますか？」
Would you mind speaking a little more slowly, please?
「もう少しゆっくりお話ししていただけると助かります。」
電話をかける
Hello, could I speak to XXX, please?
「XXXさんはいらっしゃいますか？」
と用件の前に話したい相手とお話ができるかどうか確認します。
用件を聞かれたとき
My name is ○○. I would like to ask about the meeting tomorrow.
「○○と申しますが、明日のミーティングについてお聞きしたく電話いたしました」
のように自分の名前と用件を伝えると丁寧な会話になりますね。
相手が電話に出られない状況でメッセージを残したい場合
Could I leave her a message?
Could you pass on a message for me?
「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」
と電話先の方に伝えるといいでしょう。
I appreciate it if she could call me back when she is free.
「時間のある時にお電話いただけると幸いです。」
と伝えておくと丁寧な対応となります。
電話番号を聞かれた場合
My phone number is 012-345-678.
「電話番号は012-345-678です。」
または
She called me last week, so she probably has it.
「先週お電話いただいているのでおそらく知っているかと思われます。」
などと言って対応しましょう。
緊急を要する場合
It’s urgent, so please tell her as soon as you can.
「緊急なので、○○さんにできるだけ早急に伝えていただけますか？」
と伝えておくと、電話応対をしてくれている方も早急に対応してくれます。
以下会話の例文と訳です。
例文
Good morning. ABCD company, how can I help you?
Hello, could I speak to XXX, please?
Who’s calling, please?
My name is ○○. I would like to ask about the meeting tomorrow.
I’m sorry, she isn’t in at the moment. Would you like to leave a message?
Yes, please. Could you ask her to call me back, please?
Certainly. Could I have your phone number, please?
Yes, 012-345-678.
Would it be alright for her to call you back in about 1 hour?
Yes, that would be fine.
I’ll pass the message to her. Is there anything else I can do for you?
That’s OK. Thank you for your help.
You’re welcome. Thank you for calling. Have a nice day.
Same to you. Bye.
例文の訳
Good morning. ABCD company, how can I help you?
おはようございます。ABCD会社です。ご用件を承ります。
Hello, could I speak to XXX, please?
XXXさんとお話がしたいのですがお手すきでしょうか？
Who’s calling, please?
すみませんがどちら様でしょうか？
My name is ○○. I would like to ask about the meeting tomorrow.
○○と申しますが、明日のミーティングについてお聞きしたく電話いたしました。
I’m sorry, she isn’t in at the moment. Would you like to leave a message?
申し訳ございません。只今○○は席を外しております。伝言があるようでしたら受けたまわります。
Yes, please. Could you ask her to call me back, please?
では、折り返し電話が欲しいことをお伝えください。
Certainly. Could I have your phone number, please?
承知しました。お電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか？
Yes, 012-345-678.
012-345-678です。
Would it be alright for her to call you back in about 1 hour?
おそらく約1時間後には連絡できるかと思いますがよろしいでしょうか？
Yes, that would be fine.
はい、大丈夫です。
I’ll pass the message to her. Is there anything else I can do for you?
それでは○○に伝言しておきます。他にご用件はございますか？
That’s OK. Thank you for your help.
大丈夫です。お手数おかけします。
You’re welcome. Thank you for calling. Have a nice day.
こちらこそお電話いただきありがとうございました。失礼致します。
Same to you. Bye.
失礼いたします。
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